Polityka Prywatności

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem z usług świadczonych drogą elektroniczną za pośrednictwem serwisu internetowego dostępnego pod adresem green-essencex.com (dalej: „Serwis").

Administratorem danych osobowych jest Green Essence sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Marszałkowskiej 84/92, 00-514 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000123456, NIP: 1234567890, REGON: 123456789 (dalej: „Administrator").

2. Kontakt z Administratorem

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

• Adres pocztowy: ul. Marszałkowska 84/92, 00-514 Warszawa
• Adres e-mail: [email protected]
• Telefon: +48 22 123 45 67
• W sprawach dotyczących ochrony danych: [email protected]

3. Podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO).

Podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych są:

• Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
• Wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
• Wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
• Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

4. Rodzaje przetwarzanych danych

4.1. Dane podawane dobrowolnie

Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych podawanych dobrowolnie przez Użytkowników:

• Imię i nazwisko
• Adres e-mail
• Numer telefonu
• Nazwa firmy
• Treść wiadomości kontaktowej
• Inne dane podane w formularzach kontaktowych

4.2. Dane zbierane automatycznie

Podczas korzystania z Serwisu automatycznie zbierane są następujące dane:

• Adres IP
• Informacje o przeglądarce internetowej
• System operacyjny
• Czas i data wizyty
• Odwiedzone strony
• Źródło ruchu (skąd użytkownik przyszedł na stronę)

5. Cele przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

5.1. Świadczenie usług

• Odpowiadanie na zapytania przesłane przez formularz kontaktowy
• Świadczenie usług doradztwa biznesowego
• Realizacja zawartych umów
• Obsługa klienta i wsparcie techniczne

5.2. Marketing

• Wysyłanie newslettera (na podstawie zgody)
• Informowanie o nowych usługach i produktach
• Przeprowadzanie kampanii marketingowych
• Personalizacja treści

5.3. Analityka

• Analiza ruchu na stronie internetowej
• Optymalizacja funkcjonowania Serwisu
• Tworzenie statystyk i raportów
• Badanie preferencji użytkowników

5.4. Obowiązki prawne

• Prowadzenie dokumentacji księgowej
• Wypełnianie obowiązków podatkowych
• Archiwizacja dokumentów zgodnie z przepisami prawa

6. Okres przechowywania danych

Administrator przechowuje dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

• Dane kontaktowe: Do momentu wycofania zgody lub przez okres niezbędny do realizacji zapytania
• Dane w celach marketingowych: Do momentu wycofania zgody na marketing
• Dane księgowe: Przez okres wymagany przepisami prawa (5 lat)
• Dane analityczne: Maksymalnie 26 miesięcy
• Logi serwera: Maksymalnie 12 miesięcy

Po upływie okresów przechowywania dane są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane.

7. Udostępnianie danych osobowych

Administrator może udostępniać dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

7.1. Podmioty przetwarzające

• Dostawcy usług IT (hosting, systemy CRM)
• Firmy świadczące usługi marketingowe
• Dostawcy usług płatniczych
• Firmy kurierskie i pocztowe
• Kancelarie prawne i biura rachunkowe

7.2. Organy publiczne

Na podstawie obowiązujących przepisów prawa dane mogą być udostępnione organom publicznym, w tym:

• Organom podatkowym
• Organom ścigania
• Sądom
• Innym uprawnionym organom

8. Przekazywanie danych do państw trzecich

Administrator może przekazywać dane osobowe do państw trzecich (spoza EOG) wyłącznie:

• Na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony
• Na podstawie odpowiednich zabezpieczeń (np. standardowe klauzule umowne)
• Za zgodą osoby, której dane dotyczą

Aktualnie Administrator korzysta z usług dostawców z USA objętych ramami ochrony prywatności UE-USA.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO osobom, których dane są przetwarzane, przysługują następujące prawa:

9.1. Prawo dostępu do danych

Prawo uzyskania potwierdzenia, czy dane osobowe są przetwarzane oraz dostępu do tych danych i informacji o przetwarzaniu.

9.2. Prawo do sprostowania

Prawo żądania sprostowania nieprawidłowych danych osobowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

9.3. Prawo do usunięcia

Prawo żądania usunięcia danych osobowych w określonych sytuacjach (prawo do bycia zapomnianym).

9.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

Prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w określonych przypadkach.

9.5. Prawo do przenoszenia danych

Prawo otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz transmisji tych danych innemu administratorowi.

9.6. Prawo sprzeciwu

Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, w szczególności w celach marketingowych.

9.7. Prawo do wycofania zgody

W przypadku przetwarzania na podstawie zgody, prawo do jej wycofania w dowolnym momencie.

Realizacja praw: Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem na adres: [email protected].

10. Prawo wniesienia skargi

W przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa
Tel.: +48 22 531 03 00
E-mail: [email protected]

11. Pliki cookies

11.1. Informacje ogólne

Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) - małe pliki tekstowe przechowywane na urządzeniu użytkownika przez przeglądarkę internetową.

11.2. Rodzaje cookies

Stosujemy następujące rodzaje plików cookies:

• Niezbędne: Zapewniają podstawowe funkcjonowanie strony
• Funkcjonalne: Zapamiętują preferencje użytkownika
• Analityczne: Pomagają analizować ruch na stronie
• Marketingowe: Służą personalizacji reklam

11.3. Zarządzanie cookies

Użytkownik może zarządzać plikami cookies poprzez:

• Ustawienia przeglądarki internetowej
• Panel zarządzania cookies na stronie
• Specjalne narzędzia i rozszerzenia przeglądarki

11.4. Cookies zewnętrzne

Serwis wykorzystuje również cookies pochodzące od dostawców zewnętrznych:

• Google Analytics: Analiza ruchu na stronie
• Google Fonts: Czcionki internetowe
• Social Media: Integracja z mediami społecznościowymi

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych:

12.1. Środki techniczne

• Szyfrowanie danych (SSL/TLS)
• Zabezpieczenia serwerów i baz danych
• Regularne aktualizacje oprogramowania
• Monitoring bezpieczeństwa
• Kopie zapasowe danych

12.2. Środki organizacyjne

• Polityki bezpieczeństwa informacji
• Szkolenia pracowników
• Kontrola dostępu do danych
• Procedury reagowania na incydenty
• Regularne audyty bezpieczeństwa

13. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani poprzez:

• Publikację informacji na stronie internetowej
• Wiadomość e-mail (w przypadku posiadania adresu)
• Komunikat przy następnym logowaniu

Zmiany wchodzą w życie w terminie określonym w informacji o zmianie, nie wcześniej niż po upływie 14 dni od jej publikacji.

14. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką Prywatności stosuje się przepisy RODO oraz inne obowiązujące przepisy prawa polskiego i unijnego dotyczące ochrony danych osobowych.

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 25 czerwca 2025 roku.

15. Kontakt w sprawach ochrony danych

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych lub chęci skorzystania z przysługujących praw, prosimy o kontakt:

E-mail: [email protected]
Adres pocztowy: Green Essence sp. z o.o., ul. Marszałkowska 84/92, 00-514 Warszawa
Telefon: +48 22 123 45 67

Dokładamy wszelkich starań, aby odpowiedzieć na zapytania w sprawie ochrony danych osobowych w terminie do 30 dni od ich otrzymania.